РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КУЙТУНСКИЙ РАЙОН

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

«11» июля 2019 г. р.п. Куйтун № 531-п

Об утверждении Положения «Об архивном отделе управления по правовым вопросам, работе с архивом и кадрами администрации муниципального образования Куйтунский район»

В соответствии с федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» от 06.10.2003 № 131-ФЗ, решением Думы муниципального образования Куйтунский район от 23.04.2019 года № 339 «Об утверждении структуры администрации муниципального образования Куйтунский район», руководствуясь ст. 37, 46 Устава муниципального образования Куйтунский район, администрация муниципального образования Куйтунский район

П О С Т А Н О В Л Я Е Т:

1. Утвердить Положение «Об архивном отделе управления по правовым вопросам, работе с архивом и кадрами администрации муниципального образования Куйтунский район». (Приложение 1)

2. Утвердить структуру архивного отдела управления по правовым вопросам, работе с архивом и кадрами администрации муниципального образования Куйтунский район (Приложение 2)

3. Признать утратившим силу постановление администрации муниципального образования Куйтунский район от 22.02.2019 года № 115-п «Об утверждении Положения «Об архивном отделе администрации муниципального образования Куйтунский район».

4. Начальнику архивного отдела управления по правовым вопросам, работе с архивом и кадрами администрации муниципального образования Куйтунский район Хужеевой Е.В. внести информационную справку в оригинал постановления администрации муниципального образования Куйтунский район от 22.02.2019 года № 115-п о дате признания его утратившим силу.

5. Начальнику организационного отдела управления по правовым вопросам, работе с архивом и кадрами администрации муниципального образования Куйтунский район Рябиковой Т.А. разместить настоящее постановление на официальном сайте муниципального образования Куйтунский район, внести информационную справку на сайте о дате признания постановления от 22.02.2019 года № 115-п утратившим силу.

6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на начальника управления по правовым вопросам, работе с архивом и кадрами администрации муниципального образования Куйтунский район Головизину В.А.

Мэр муниципального образования

Куйтунский район	А.П. Мари

Приложение 1

к постановлению администрации

муниципального образования

Куйтунский район

от «____»_______2019 года № _____

Положение

«Об архивном отделе управления по правовым вопросам, работе с архивом и кадрами администрации муниципального образования Куйтунский район»

Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет основные задачи, функции, права, организацию деятельности, ответственность архивного отдела управления по правовым вопросам, работе с архивом и кадрами администрации муниципального образования Куйтунский район (далее - архивный отдел).

1.2. Архивный отдел является структурным подразделением администрации муниципального образования Куйтунский район, созданным для организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории муниципального образования Куйтунский район.

1.3. В своей деятельности архивный отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об архивном фонде Российской Федерации, другими законодательными актами Российской Федерации, Законом Иркутской области «Об Архивном фонде Иркутской области и архивах», Уставом Иркутской области, постановлениями и распоряжениями администрации Иркутской области, Уставом муниципального образования Куйтунский район, муниципальными правовыми актами администрации муниципального образования Куйтунский район, а также настоящим Положением.

1.4. Архивный отдел в пределах полномочий, возложенных на него настоящим Положением, непосредственно выполняет поручения мэра муниципального образования Куйтунский район, начальника управления по правовым вопросам, работе с архивом и кадрами администрации муниципального образования Куйтунский район.

1.5. Начальник архивного отдела назначается и освобождается от должности распоряжением администрации муниципального образования Куйтунский район, по представлению начальника управления по правовым вопросам, работе с архивом и кадрами администрации муниципального образования Куйтунский район.

1.6. Муниципальные служащие архивного отдела принимаются и увольняются со службы распоряжением администрации муниципального образования Куйтунский район по представлению начальника архивного отдела.

1.7. Квалификационные требования к начальнику архивного отдела, иным муниципальным служащим архивного отдела устанавливаются муниципальными правовыми актами администрации муниципального образования Куйтунский район.

1.8. Архивный отдел осуществляет свои функции во взаимодействии со структурными подразделениями администрации муниципального образования Куйтунский район, а также с учреждениями, организациями, предприятиями, главами поселений, расположенных на территории муниципального образования Куйтунский район в рамках полномочий архивного отдела.

1.9. Архивный отдел имеет штампы, бланки, а также печать со своим наименованием для заверения архивных справок, копий и выписок из документов.

1.10 Информационное, документационное, материально-техническое и транспортное обеспечение деятельности архивного отдела осуществляет администрация муниципального образования Куйтунский район. Финансирование деятельности архивного отдела по исполнению отдельных государственных полномочий Иркутской области осуществляется за счет и в пределах средств, передаваемых в виде субвенций из областного бюджета.

1.11. Положение об архивном отделе утверждается администрацией муниципального образования Куйтунский район.

2. Задачи отдела

2.1. Основными задачами архивного отдела являются:

2.1.1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Иркутской области, хранящихся в архивном отделе.

2.1.2. Комплектование архивного отдела документами Архивного фонда Куйтунского района Иркутской области, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

2.1.3. Удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов.

2.1.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов органов местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий, включая казённые предприятия и муниципальных учреждений; содействие организациям других форм собственности в сохранности, комплектовании и использовании их архивов.

2.1.5. Организация работы по осуществлению отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела.

3. Функции архивного отдела

3.1. В соответствии с возложенными задачами архивный отдел осуществляет следующие функции:

3.1.1. обеспечивает сохранность и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

- хранение и учет документов принятых в архивный отдел;

- представление в установленном порядке учетных данных в архивное агентство Иркутской области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка, представление на утверждение и реализация предложений по обеспечению сохранности документов хранящихся в архивном отделе.

3.1.2. Архивный отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на разных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Иркутской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций отнесённых к муниципальной собственности;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Иркутской области, образовавшихся до момента создания органов местного самоуправления, организаций областного и федерального подчинения;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Иркутской области;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, сменивших форму собственности (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования Куйтунский район;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

Архивный отдел хранит документы Архивного фонда Иркутской области постоянно.

3.1.3. Организует комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для муниципального образования Куйтунский район, в том числе:

- составление списков организаций-источников комплектования архивного отдела, утверждённых администрацией района и согласованных с архивным агентством Иркутской области; систематическая работа по их уточнению;

- отбор и приём документов постоянного хранения в архивный отдел;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов хранящихся в архивном отделе.

3.1.4. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности, включая:

- ведения в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования и других организациях находящихся на территории муниципального образования Куйтунский район;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, а также в установленном архивным агентством Иркутской области порядке - номенклатур дел организаций-источников комплектования архивного отдела;

- рассмотрение и представление в архивное агентство Иркутской области поступивших от организаций – источников комплектования описей дел постоянного хранения и по личному составу;

- рассмотрение и согласование описей по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования, документы которых подлежат приёму в архивный отдел;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно - методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

3.1.5. Осуществляет информационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления, организует использование архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального района о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

- обеспечение пользователям архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов;

- организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публицистическая деятельность;

- исполнение социально-правовых запросов и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

3.1.6. По осуществлению отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов государственной части архивного фонда Иркутской области, находящихся на хранении в архивном отделе, переданных в соответствии с Законом Иркутской области.

- организует работу по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов государственной части архивного фонда Иркутской области хранящихся в архивном отделе;

- запрашивает и получает от архивного агентства Иркутской области информацию и разъяснения по осуществлению государственных полномочий;

- подготавливает в пределах своей компетенции проекты нормативных правовых актов по осуществлению государственных полномочий;

- содействует рациональному распоряжению финансовыми средствами, переданными для исполнения государственных полномочий, обеспечению их целевого использования;

- принимает участие в подготовке отчета об осуществлении переданных государственных полномочий и использовании предоставленных субвенций;

- обеспечивает предоставление в архивное агентство Иркутской области документов и другой информации об осуществлении переданных государственных полномочий.

4. Права архивного отдела

4.1. Для осуществления своих задач и функций архивный отдел имеет право:

- вносить на рассмотрение администрации муниципального образования Куйтунский район и архивного агентства Иркутской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций;

- участвовать в подготовке и рассмотрении органами местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты нормативных правовых и распорядительных актов;

- запрашивать и получать от организаций-источников комплектования, независимо от их ведомственной подчинённости, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве;

- принимать участие в совещаниях, семинарах, мероприятиях, проводимых администрацией муниципального образования Куйтунский район и её органами; участвовать в работе экспертных комиссий организаций;

- участвовать в работе ликвидационных комиссий муниципальных организаций для решения вопросов сохранности документов;

- давать в пределах своей компетенции юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, отнесённым к сфере деятельности архивного отдела;

- организовывать работу по привлечению должностных лиц к ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов в порядке, предусмотренном действующим законодательством, в том числе ставить перед органами местного самоуправления вопрос о привлечении к ответственности должностных лиц за нарушение архивного законодательства, направлять в архивное агентство Иркутской области информацию о фактах нарушения архивного законодательства в организациях для составления протоколов об административных правонарушениях;

- взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями, находящимися на территории муниципального образования Куйтунский район, независимо от форм собственности, архивным агентством Иркутской области, Российским обществом историков-архивистов, другими общественными организациями.

5. Организация деятельности архивного отдела

5.1. Архивный отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности мэром муниципального образования Куйтунский район по представлению начальника управления по правовым вопросам, работе с архивом и кадрами администрации муниципального образования Куйтунский район.

5.2. Начальник архивного отдела административно подчиняется мэру муниципального образования Куйтунский район, функционально начальнику управления по правовым вопросам, работе с архивом и кадрами администрации муниципального образования Куйтунский район.

5.3. Начальник архивного отдела:

- руководит деятельностью отдела, и обеспечивает исполнение его полномочий;

- несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и полномочий;

- распределяет обязанности и устанавливает степень ответственности работников архивного отдела, даёт указания, проверяет их исполнение;

- согласовывает и представляет на утверждение мэру муниципального образования Куйтунский район должностные инструкции работников архивного отдела;

- представляет мэру муниципального образования Куйтунский район кандидатуры на должность работников архивного отдела, предложения об освобождении от должности работников архивного отдела, о поощрении работников архивного отдела и применении к ним мер дисциплинарного взыскания, о повышении квалификации, о командировании работников архивного отдела;

- отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела на территории муниципального образования Куйтунский район перед администрацией муниципального образования Куйтунский район и в установленном порядке – перед архивным агентством Иркутской области;

- осуществляет иные полномочия, предусмотренные должностной инструкцией начальника архивного отдела;

5.4. В период отсутствия начальника архивного отдела его обязанности исполняет лицо, назначенное распоряжением администрации муниципального образования Куйтунский район.

6. Ответственность

6.1. Работники архивного отдела несут ответственность в соответствии с действующим законодательством за:

- несоблюдение установленного порядка работы;

- не обеспечение сохранности оборудования и материалов при исполнении своих обязанностей;

- за ненадлежащее обеспечение защиты информации;

- за некачественное и несвоевременное исполнение документов;

- за неисполнение настоящего Положения, поручений вышестоящего руководства.

6.2. Права и обязанности специалистов архивного отдела определяются должностными регламентами и инструкциями.

Приложение 2

к постановлению администрации

муниципального образования

Куйтунский район

от «____»_______2019 года № _____

Структура

архивного отдела администрации муниципального образования

Куйтунский район

Ведущий специалист Начальник отдела

Ведущий специалист